Gestioná tu agenda y reservas de turnos con Calendly

Calendly es una herramienta para la planificación de eventos, reuniones y equipos, que se puede utilizar para enviar tu agenda disponible a las personas que quieran tener una reunión contigo, mostrando tus días y horarios disponibles para que elijan según su disponibilidad.

Cuando hagan reservas, el invitado podrá responder preguntas necesarias para la reunión, además, serán notificados todos los participantes por email, se integra con distintos calendarios y plataformas de reuniones virtuales.

Cuenta con una ámplia variedad de funcionalidades, voy a mencionar algunas muy interesantes a continuación:

Flujos de trabajo

Calendly ofrece una gestión de flujos de trabajo muy buena, ya que otorga automatizaciones de reservas de citas, reprogramaciones y la posibilidad de tener distintos tipos de eventos con sus duraciones.

Cuando les envías tu agenda a tus invitados, ellos podrán elegir el día y horario de tu disponibilidad que mejor se adapta a tu agenda, y una vez deciden, pueden completar un formulario que hayas configurado previamente para que respondan consultas que consideres que serían necesarias tenerlas previas a la reunión.

Además, te permite configurar distintas duraciones y tiempos antes y luego de la reunión a cada tipo de evento, también la cantidad de participantes, detalles del evento y mensajes de cierre y emails de confirmación de cada uno.

Con cada reserva tu agenda se irá completando y mostrando los distintos horarios que vayan encajando en los “huecos” de disponibilidades, según los eventos que vayan encajando.

Inserción de agendas en tu web

Te permite colocar tu agenda y formularios en tu página web para que tus clientes reserven sin tener que salir de tu sitio. Cualquier persona que quiera hacer una reserva podrá hacerlo desde tu propia web.

Integración con tus aplicaciones de agendas

Calendly te permite integrar las reservas con tu agenda de Google Calendar, Outlook y otras aplicaciones más. También se pueden vincular todas juntas para que puedas sincronizarlas y no tener cruces de horarios.

Además, permite integrar cada evento con Google Meet o Zoom, generando automáticamente los links de accesos.

Observaciones adicionales que considero importantes sobre Calendly

Cuando me piden una aplicación de agenda de eventos, Calendly es lo primero que le ofrezco a mis clientes para implementar, tiene una versión gratuita que te permite crear un solo tipo de evento y podrás enviar emails sólo de ese evento, pero su plan más económico (de 12 USD) tiene un potencial enorme que resuelve puntos muy importantes a la hora de querer organizar tus tiempos.

En resumen, lo más común que se necesita resolver, con Calendly es posible, que esos puntos suelen ser los siguientes:

• Eventos personalizados: Eventos de distintos horarios (Ejemplo: de 5 minutos, 10 minutos, 30 minutos, etc), con tiempos de separación entre eventos, donde se podrá configurar que luego de cada evento realizado se cubran 5 o 10 minutos adicionales para que no estén tan juntos.
• Aprovechamiento de horarios: Se van a poder encajar los distintos horarios, donde se podrán cubrir horarios que estén entre otros horarios (por ejemplo: si hay horarios de 10 y 45 minutos que están muy cerca, se podrán elegir los de 5 minutos entre medio).
• Envío de emails personalizados: Se podrán crear flujos para cada tipo de evento con mensajes personalizados y aclaraciones para los distintos tipos de eventos..
• Preguntas para cada evento: Se pueden añadir preguntas obligatorias u opcionales cuando hacen la reserva del evento. Esto puede servir para que no se pasen por alto la información necesaria para cada tipo de sesión a realizar.
• Listado de eventos: Se pueden ver los eventos dentro de Calendly, todas las respuestas y la información de cada cliente y la duración. Tiene filtros de próximos eventos y filtros por fechas.

Conclusión

Calendly es una herramienta muy fácil de usar y tiene un potencial que te ayudará a que estés organizado y tengas resuelto los tiempos que lleva ver tu agenda y ofrecer horarios a tus invitados.

Al registrarte, podrás generar eventos y obtener tu enlace de reservas para enviar a tus clientes. También tendrás acceso a la lista de próximas reservas desde el panel de control, donde podrás ver toda la información de tus invitados, junto con las respuestas de los formularios generados.

Si estás necesitando ayuda sobre este tema, nosotros podemos ayudarte. No dudes en escribirnos y podemos ofrecerte soporte y consultoría sobre tecnología y, en este caso, implementar Calendly para tu empresa.